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GUÍA PARA CONTRATAR CONFERENCIANTES
Cómo contratar a un conferenciante para un evento corporativo.
Para contratar a un conferenciante, define el objetivo y el público, fija un presupuesto realista, prepara una selección, haz una oferta clara al equipo del conferenciante, negocia honorarios y condiciones y firma un contrato revisado antes de anunciar nada. Así funciona cada paso.
El proceso, de un vistazo
Esta guía la escribe Sünde Entertainment, una agencia de booking de talento con sede en Miami cuyo fundador lleva más de 12 años contratando conferenciantes, deportistas y artistas en más de 30 países, incluido Arsène Wenger para Atlassian Team ’24 Europe. Recoge el proceso que seguimos con nuestros clientes cada semana.
- ObjetivoQué debe conseguir la charla.
- PresupuestoHonorarios más viajes.
- FormatoConferencia, charla, mesa o virtual.
- Selección3 a 5 nombres que encajen.
- OfertaUna oferta clara a su equipo.
- NegociaciónHonorarios, horarios y extras.
- ContratoFirma revisada y depósito.
- PreparaciónBriefing y día del evento.
Paso a paso
Empieza por el objetivo, no por un nombre
Resume en una frase qué es un éxito: motivar a 800 comerciales, dar a tus clientes un motivo para venir o abrir una cumbre de liderazgo con una voz creíble. El objetivo decide si necesitas un gran reclamo, un experto o alguien que entretenga. Anota también el tamaño y tipo de público, el tema, la fecha y la ciudad.
Fija un presupuesto realista
Los honorarios para eventos corporativos suelen ir de $5.000 a más de $250.000. Decide tu rango para los honorarios y suma viajes, hotel, transporte y producción. Como conocemos los honorarios estimados del mercado, te decimos enseguida qué nombres están a tu alcance. Consulta nuestra guía de honorarios.
Elige el formato adecuado
Una conferencia de 45 a 60 minutos encaja con quien tiene una charla preparada. Muchos deportistas y figuras del espectáculo funcionan mejor en una charla moderada, más cercana y a menudo más fácil de cerrar. Las mesas redondas, la presentación de galas y las intervenciones virtuales amplían tus opciones.
Prepara una selección de 3 a 5 nombres
Busca personas cuya historia encaje con tu objetivo, que hablen bien en directo y que conecten con tu público y tu marca. No estamos atados a un roster, así que recomendamos a quien de verdad encaja, incluidos nombres que no habías considerado y personas que ya estarán cerca de tu ciudad.
Haz una oferta clara y creíble
Los conferenciantes conocidos tienen agentes, mánagers y agencias que reciben muchas más solicitudes de las que pueden atender. Las que reciben respuesta rápida son ofertas claras y creíbles: fecha, ciudad, formato, público, rango de honorarios y quién es el cliente.
Aquí es donde contratar con Sünde marca la diferencia. Conocemos personalmente a la mayoría de los representantes por eventos anteriores y somos selectivos con las oportunidades que les llevamos. Una oferta nuestra les dice que el evento es real, el presupuesto realista y el cliente merece su tiempo. Esa credibilidad consigue respuestas más rápidas y mejores condiciones.
Negocia honorarios, horarios y extras
Además de los honorarios, acuerda el tiempo en escenario y en el evento, la clase de viaje y el hotel, cualquier meet and greet o cena, si se puede grabar o emitir, cómo se usarán los fragmentos, publicaciones en redes y exclusividad.
Firma un contrato revisado antes de anunciar
El contrato debe cubrir honorarios y calendario de pagos (es habitual un depósito al firmar), cancelación y cambios de fecha, fuerza mayor, requisitos de viaje y hospitalidad, derechos de grabación y uso, y quién paga cada coste. En Sünde, cada acuerdo lo revisa un abogado con sede en Florida antes de firmar.
Prepara al conferenciante y el día del evento
Haz una llamada previa para que conozca tu empresa, tu público y tus objetivos. Comparte el guion del evento, el moderador y las preguntas, las necesidades técnicas y la logística. El día del evento, asigna a una persona para acompañarle de principio a fin.
Por qué los organizadores contratan con Sünde
Puedes pasar semanas persiguiendo nombres por tu cuenta o empezar con un equipo que ya conoce las respuestas.
Sabemos quién encaja
Elegimos conferenciantes según tu público, tu objetivo y tu presupuesto, para que cada nombre funcione con tu audiencia.
Conocemos los honorarios
Sabemos cuánto suele costar cada perfil antes de preguntar, así las ofertas empiezan en la cifra correcta.
Conocemos a los representantes
Conocemos a la mayoría de los agentes y mánagers que deciden, y tenemos una gran relación con ellos gracias a eventos anteriores.
Damos credibilidad a tu oferta
Somos selectivos con las oportunidades que llevamos al talento. Una oferta a través de Sünde les dice que es seria, está verificada y merece su tiempo.
¿Con cuánta antelación reservar?
Preguntas sobre conferenciantes
¿Cómo se contrata a un conferenciante?
Define el objetivo y el público, fija un presupuesto para honorarios y viajes, elige un formato, prepara una selección de tres a cinco nombres, haz una oferta clara a su equipo, negocia honorarios y condiciones, firma un contrato revisado con depósito y prepara al conferenciante antes del evento.
¿Con cuánta antelación debo contratar a un conferenciante?
De tres a seis meses te da más opciones y mejores condiciones, y de cuatro a ocho semanas sigue siendo viable. Si la persona adecuada está disponible, a veces se puede cerrar en 48 a 72 horas.
¿Cuánto cuesta contratar a un conferenciante?
La mayoría de los conferenciantes para eventos corporativos cuestan entre $5.000 y más de $250.000, más viajes y producción. Consulta nuestra guía de honorarios para ver qué incluye cada franja.
¿Por qué contratar a través de una agencia como Sünde?
Sünde sabe qué conferenciantes encajan con tu evento, conoce sus honorarios estimados y tiene relación personal con la mayoría de sus representantes por eventos anteriores. Como es selectiva con las oportunidades que lleva al talento, una oferta a través de Sünde da credibilidad al organizador y consigue respuestas más rápidas y mejores condiciones.
¿Qué debe incluir el contrato con un conferenciante?
Honorarios y calendario de pagos, fecha y tiempo en escenario, viajes y hospitalidad, cancelación, cambios de fecha y fuerza mayor, derechos de grabación y uso, compromisos en redes o exclusividad, y quién paga cada coste.
¿Quieres que nos encarguemos?
Envíanos la fecha, la ciudad, el público y el presupuesto. Preparamos la selección, negociamos con el equipo del conferenciante y gestionamos la contratación hasta el escenario.
Cuéntanos tu evento Escríbenos por WhatsAppVer también: Cuánto cuesta un conferenciante · Sünde en español